Menekülj előre!

Mottó: „Eléggé fárasztó őt hallgatni, mert lassan beszél és a legkisebb absztrakciót igénylő szavak előtt is megáll (már mindenki tudja, hogy úgysem fogja megtalálni a szót), aztán inkább azt választja, hogy kezével felrajzolja a levegőbe, amit mondani akart. Ilyenkor szögleteket és íveket ír maga elé, azt hívén, hogy ebből más is tudja, hogy „véleményegyeztetésre” vagy „művészetfelfogásra” gondol, például. Ha a száját feleslegesen is szülte neki az anyja, a szeme meg a keze csodálatos. Őt tartják a legtehetségesebb textilesnek az egész főiskolán.” F. Várkonyi Zsuzsa: Férfiidők lányregénye

Az egyik legnagyszerűbb dolog egy HR-es munkája során, ha a Mount Everestnek (kisebb cégeknél Kékesnek :-)) tűnő önéletrajz-hegy mögül végre kilát. A nagy hegyből egyszer csak egy dombocska lesz és ez nagyon jó érzés tud lenni. Ha az ember szereti a szakmáját és tud erre a folyamatra is izgalommal tekinteni, akkor nagyon inspiráló tud lenni a tudat, hogy ott, abban a kupacban megbújik valahol egy önéletrajz, a Tökéletes Jelentkező önéletrajza. Amit minden HR-es és vezető megálmodott. És a még nem fásult HR-es alig várja, hogy találkozhasson az önéletrajz büszke tulajdonosával.

Igen ám, de a vágy mellett ott a sok kétely is – mint annyiszor az életben -, hiszen az olvasva tökéletesnek tűnő pályázat mögött még nem látható számára a személyiség, az aura, a hanghordozás, a tudás, a kompetenciák. A személyes találkozás keretei pedig többnyire szűkösek. Mit tehet tehát a kiválasztásért felelős szakember: telefonál. Megszerzi az első, egyszeri és megismételhetetlen benyomást és szépen szűkíti a személyes találkozásra behívandó jelöltek számát.

Mit gondolsz, mekkora a tét egy ilyen telefonos interjún? Ha eddig elbagatellizáltad a jelentőségét, és akár már túl is vagy egy-két elszúrt beszélgetésen, azt hiszem, van egy-két mondanivalóm számodra. Lássuk hát, mit tehet a pályázó, ha egy szép napon megcsörren a telefonja...

A Hívás

Attól a pillanattól kezdve, hogy a pályázati anyagodat elküldted a hőn áhított pozícióra a kiszemelt cégnél, minden pillanatban felkészültnek kell lenned arra, hogy felhívhatnak a jelentkezéseddel kapcsolatban. Egyszerűen nem lepődhetsz meg. Számítanod kell rá, készülnöd, hogy a tőled telhető legtöbbet kihozd a beszélgetésből. Ez nem egy hívás a sok közül, nem időpont egyeztetés. Minden szám nélküli hívást, vagy ismeretlen számról történő hívást úgy kell felvenned, hogy számítanod kell a HR-es bejelentkezésére. Attól a pillanattól kezdve, hogy beleszólsz a telefonba, hatással vagy. Benyomást teszel, elárulsz magadról ezer dolgot, ha akarod, ha nem. És biztos lehetsz benne, hogy egy jó HR-es jegyzetel. Mindent. Legyen bármilyen laza egy HR-es, nehezen törli ki a memóriájából, hogy te „Cső, ki vagy?”-gyal veszed fel a telefont. A „Mondjad, haver!” bejelentkezésből iszonyú nehezen keveredsz ki, ha én hivatalos hangon reagálok (márpedig...) és elmondom, hogy honnan és miért hívlak. Tapasztaltam. Volt olyan beszélgetés, ami egész egyszerűen kudarcba fulladt, mert a jelentkező minden egyes válasza után (már amennyit idegességében ki tudott préselni magából), hebegve kért elnézést, mert ő is érezte, hogy a „Csövi, mondjad gyorsan, mert kurvára nem érek rá” nem volt éppen a legmegfelelőbb bejelentkezés. Szóval ne hozd magad kellemetlen helyzetbe, egy „Igen, tessék” is megteszi, bár én még mindig a konzervatívabb, a nevünket felvállaló bejelentkezésben hiszek. Lehet, hogy evidensnek tűnhet, hogy a mobilodat mindenképp te veszed fel, ezért nem kell bemutatkozni, de hidd el, beszéltem én már húgokkal, anyukákkal, és a helyzetet nehezen felismerő nagymamákkal, akik – számomra egyébként végtelenül szeretni való módon -, de közölték, hogy hol van éppen a jelölt. Arra pedig ritkán kíváncsi egy HR-es, hogy mikor jársz vécére. Légy tehát résen. A nagymama reakciója ebben az esetben a rólad keletkezett benyomásokat gyarapítja, de inkább gyengíti. Még akkor is, ha a HR-es ketté tudja ezt választani, de a memória már csak ilyen. Nem mindegy, miről jegyeznek meg. A telefonálási stílusod épp úgy a personal branded része, mint az önéletrajz, motivációs levél, stb. (Lásd az erről szóló blog-bejegyzést.)

A profi bejelentkezésnek és telefonálásnak azért van nagyon nagy jelentősége, mert – annak ellenére, hogy a pályakezdőket alkalmazó cégek felkészültek arra, hogy hosszabb betanítási időre kell számítaniuk -, senki nem akarja a betanítást a nulláról kezdeni. Ha nem tudsz üzleties módon telefonálni, akkor azt a képzetet kelted – jogosan -, hogy nem csak hogy az elején jársz a munka világában szükséges viselkedésnek, de feltételezhetően a telefonáláson túl más ilyen jellegű kompetenciákkal is hadilábon állsz. Márpedig arra, hogy miként mutatkozunk be, hogyan telefonálunk, hogyan viselkedünk értekezleten, stb. senki nem fog megtanítani a kollégák vagy a vezetők közül. A HR-es lehetne ebben segítségedre, viszont ő meg nem fog kiválasztani téged, ha ennyire „basic level” az, amit nyújtani tudsz. És ha ki is választ, mert mondjuk hiányszakmát képviselsz és minimum a „vízen jársz” és három idegennyelvet beszélsz, akkor is kevés ideje lesz arra, hogy istápoljon.

Ha ebben gyenge vagy, kérj segítséget. Baráttól, tanártól, szakembertől. Mindenképp gyakorolj, ezt elméletben nehéz megtanulni.

A körülmények

Fontos: Bármikor jelezheted a hívó félnek, hogy nem alkalmas a beszélgetés. Ezzel semmi gond nincsen. Viszont ne azt kérd, hogy hívjon vissza ő mondjuk egy óra múlva, hanem ajánld föl, hogy te jelentkezel akkor. Az elköteleződésedet ezzel tudod kifejezni. Ha viszont elmulasztod a visszahívást, pontot tettél az ügyed végére.

Csak olyan körülmények között telefonálj, ahol ki tudod hozni magadból és a beszélgetésből a legtöbbet. Légy empatikus, a HR-es irodai körülmények közül hív, nem fogja túlharsogni például egy zajos pláza dübörgő zenéjét. Ha nagy a forgalom, vagy épp villamoson utazol, az sem a legjobb körülmény. Kérj egy kis időt, és nyugodt körülmények közül telefonálj. Hidd el, nem vet rád jó fényt, ha a kollégiumi szobában a vicceskedő haverok bekiabálnak a háttérből, még ha „imidzsépítés” is a céljuk. A mai napig mosolyra húzódik a szám, ha visszakúszik az emlék: „Jó srác az Attila, tessék felvenni...” Szerintetek Attilára emlékszem jobban vagy a haverjára? :-)

„Miért hívja, galambom?”

Kérdezte a fent említett nagymama. Neki másképp mondtam el, de a lényeg: azért, mert szűrök, szelektálok. Tudni akarom, hallani, érezni, hogy az önéletrajz mögött ki van. Nincs lehetőségem mindenkivel személyesen találkozni, de telefonon már sok mindent megtudok. A hívott fél pedig rettentő sok mindent tud tenni önmagáért. Le tud venni a lábamról, meg tud győzni, tud bizonyítani, alátámasztani és tud bizony eltántorítani is. A telefonos interjúnak kivételesen nagy jelentősége van, ha olyan pozícióra jelentkezel, ami a kommunikációról szól. Ha pedig call-centeresnek, marketingesnek, üzletkötőnek jelentkezel, légy biztos benne, hogy fel fognak hívni. És perdöntő lesz, hogy miként kommunikálsz.

A hívás célja a HR-es részéről tehát eléggé nyilvánvaló: el fogja dönteni, hogy érdemes-e veled személyesen találkozni. Fontos, hogy a kérdésekre pontos, érthető, kielégítő választ adj, de ebben a helyzetben sokkal fontosabb lesz, hogy hogyan teszed mindezt. Pontosító kérdéseket fogsz hallani, akár egy mini-interjúra is számíthatsz. Nem kizárt, hogy idegen nyelven.

Ha ez a tény sokkolóan hat rád, most rögtön kezdd el gyakorolni az idegen nyelvű kommunikációt, máskülönben esélyed sem lesz. Ez különösen igaz akkor, ha a megpályázott pozícióban nagy jelentősége van az idegen nyelvi kommunikációnak. Amíg azonban az anyanyelveden nem tudsz telefonálni rendesen, addig idegen nyelven sem fog sikerülni. Ha a HR-es azt látja az önéletrajzodban, hogy középfokú nyelvvizsgád van, feltételezheti, hogy nem okoz gondot idegen nyelvű hívást fogadnod. Ha angolul szólnak hozzád (ez a leggyakoribb), nem válaszolhatsz magyarul. Annyit sem, hogy „Pillanat, mindjárt végiggondolom, hogy hangzik ez angolul...”

A telefonos interjú során – csak úgy, mint az önéletrajzban és a személyes találkozáskor -, a legfontosabb a hitelesség. Telefonban könnyű félrevezetőnek lenni, csalni. Semmi olyat ne állíts magadról, amivel később sarokba szorítható vagy.

Meta

Azt már te is pontosan tudod, mert bizonyára tanultál, olvastál róla, hogy a kommunikáció több csatornán, több szinten történik. A telefonos beszélgetés során a jel (amit válaszként adsz a kérdésre), amit a hívó fél (a kérdező) dekódol, nélkülözi a személyes találkozás élményét. Nincs igéző szempár, nincs testbeszéd, nincs illat, nincs dekoltázs, de nincs izzadó tenyér sem. Illetve van (lehet), de nem látszik. :-) A telefonos interjún a hangod van, a hanghordozásod, a stílusod és a mondanivalód értéke. Ilyenkor nincs szakmaizás sem, a HR-es nem fogja megkérdezni, hogy mit tudsz a kovalens kötésről, ha mondjuk vegyészmérnök vagy. De azt ki akarja deríteni, hogy mi következik a hangodból, a stílusodból, a kommunikációdból, mi igaz az önéletrajzodból és mi van a háttérben. Be kell tehát magad dobnod, fel kell készülnöd és teljesen tudatosan kell benne lenned a folyamatban. Nem csak az önéletrajzodból, a motivációs leveled tartalmából is légy felkészült, eléggé lehangoló, ha nem emlékszel arra, hogy mit írtál... A stílusod lehet közvetlen, fejezd ki, hogy örülsz a hívásnak, köszönd is meg a lehetőséget, kérdezd meg, hogy milyen folytatásra számíthatsz. De sose légy zavarodott, kapkodó, ideges. Ne hebegj-habogj, ne vihogj zavarodban és lehetőleg köpd ki a rágógumidat. Evés, utazás és kártyaparti közben ne fogadd a hívást, de később hívd vissza a számot. Ha összejön a beszélgetés, és a feltett kérdésen gondolkodnod kell, ezt jelezd. Udvariasan, okosan. Ennek azért van jelentősége, mert amíg személyes találkozás alkalmával látszik rajtad, hogy gondolkodsz (jó esetben :-)), addig a telefonban csak néma csend honol a hívó számára. Így tehát kérj egy kis türelmet, gondold át a válaszodat. Nem kell rohanni, a telefonos interjúra minden kolléga rászánja az időt. Ne szólj ki a telefonbeszélgetésből, a hívót nem érdekli, hogy rászólsz a barátaidra, vagy szegény nagymamára, hogy vegye halkabbra a tévét... A körülményeket nem hívás közben kell megteremtened, hanem előtte.

A kommunikációd legyen koncentrált, minden idegszáladdal figyelj oda. Ha nem érted a kérdést, kérd, hogy pontosítson a hívó fél, vagy kérdezz vissza, hogy jól értetted-e a kérdést. Inkább, minthogy rossz választ adj. A metakommunikáció korlátozottságát a hangoddal tudod pótolni. Egy derűs, mosolygós hang egész másképp hat, más nyomot hagy a hívó félben, mint egy borongós, depresszív. Sose telefonálj fekve, tanulástól, olvasástól bepunnyadt hangon. És edzés közben inkább ne vedd fel a telefont, zavarba hozod a HR-est a lihegéseddel. :-) Így belegondolva, mennyi szép, színes tapasztalatot adtatok már nekem... :-))

Íme egy ügyfélközpontú kiírás, lehetőleg ilyenekre ne apellálj... :-)

Kérdések

Az, hogy a kollégák milyen kérdéseket tehetnek fel telefonos interjú alkalmával, széles skálán mozog. Általában az önéletrajzban szereplő vagy nem szereplő információkból indulnak ki, és a motivációs levélben szereplő állításokból ragadnak ki motívumokat. Most elsősorban arról szeretnék írni, hogy te milyen kérdésekkel készülj, mert ennek is megvan a jelentősége. Ha vannak jó kérdéseid, arról teszel tanúbizonyságot, hogy tényleg készültél a hívásra, tájékozott vagy a cégről, pozícióról. A jó kérdések sokszor nagyobb nyomot hagynak a HR-esben, mint a válaszok. Több mindent árulnak el rólad, mint gondolnád. Jól kérdezni csak az tud, akinek vannak gondolatai, tájékozott és valóban érdeklődő. Jegyezd meg: az nem jó kérdés, hogy „Jól emlékszem, hogy a pozícióhoz kell SAP ismeret?” és az sem, hogy mennyi a fizetés. Telefonban nem érdeklődünk juttatásról, bércsomagról. Úgy sem kapsz rá választ, ezeket többnyire diszkréten kezeli minden kolléga.

A zárókérdés mindig vonatkozzon a folyamat további részéről, akard tudni, hogy mire számíthatsz. Nyugodtan kérdezd meg, hogy mikor számíthatsz a következő telefonhívásra, hogyan folytatódik a kiválasztási folyamat. Ilyenkor jó esélyed van arra, hogy tájékozódj a továbbiakról. Légy érdeklődő és nyitott, mutatkozz együttműködőnek. Ha elfelejtetted, illedelmesen kérdezd meg a hívó nevét, hogy később is tudd, kivel beszéltél. Nagyon jó érzés, ha később nem úgy érdeklődsz mondjuk egy központi számon, hogy „beszéltem egy HR-sel korábban...”, hanem tudod a kolléga nevét.

Erre a hívásra, érdeklődésre akkor lehet szükség a részedről, ha az ígért időpontban, vagy a telefonos interjúhoz képest egy héttel később sem kaptál újabb hívást. Ilyen sajnos gyakran előfordulhat (elfoglalt ember a HR-es is), viszont benne van a pakliban, hogy a HR-es azt is akarja tudni, mérni, hogy mennyire vagy elszánt, esetleg türelmes, illetve mikor veszed kézbe te az életed irányítását. Az érdeklődő telefonhívás viszont sose legyen a megbeszélt időpontnál hamarabb. Ne legyen ingerült vagy túlzott türelmetlenségnek hangot adó. Érdeklődés legyen és ne számonkérés. Kulturált, intelligens és higgadt. Épp olyan, mintha mondjuk egy nem fizető üzleti partnert hívnál a munkahelyedről. Lehet, hogy a HR-es épp azt teszteli, azt hogyan csinálod.

A legnagyobb hiba

A legsúlyosabb hiba, amit véthetsz, ha nem vagy képben, nem tudod, miről van szó. Ha nem emlékszel, hogy melyik pozícióra, melyik céghez adtad be a jelentkezésedet és fogalmad sincs róla, hogy kivel beszélsz éppen. Addig ne kezd el a beszélgetést, amíg nem tudod világosan, hogy hogy hívják a HR-est, hogy melyik cégtől, melyik pozícióról van szó. Ha udvariasan közlöd, hogy pályakezdőként több helyre is beadtad a pályázatodat, és kéred, hogy ismételje meg, hogy melyik pozícióról van szó pontosan, az teljesen rendben van. De tudnod kell, hogy ahhoz a pozíció elnevezéshez pontosan melyik hirdetés tartozott, hol jelent meg és miként pályáztál rá. Ha a HR-esnek egy percnél többet kell fordítania arra, hogy képbe hozzon, eléggé valószínű, hogy nem győzöd meg a felkészültségedről. Vezess listát, legyen kéznél a hirdetés szövege (hiszen ez többnyire a munkakör tartalmáról szól) és jelöld is be magadnak, hogy hol tart a folyamat. Ha már hívtak telefonon korábban is, emlékezz rá, ne keverj össze semmit, és senkit. Természetes, ha nem tudsz fejben tartani több tíz megpályázott állást, de találd ki magadnak azt a módszert, amivel rendet tudsz tartani a fejedben. Nem elég, ha a céget jegyzed meg. Előfordulhat, hogy a cég több pozíciót hirdet egyszerre, és kellően nagy cégnél a HR-esek szakterületeket képviselnek. Nem mindegy hát, hogy ugyanannál a cégnél logisztikusnak vagy kereskedőnek jelentkezel és hogy épp melyikre interjúzol.

Remélem, a fentiekkel meg tudtalak győzni arról, hogy az álláskeresés egy olyan folyamat, amelynek minden eleme rendkívül fontos. Nem elég a pályázati anyag (önéletrajz, motivációs levél, referencia) tökéletessége, az interjúig hosszú az út. De ha felkészült vagy, lelkileg és szellemileg kondícionálod magad az egész folyamatra, semmi baj nem történhet.

Szívesen válaszolok a kérdéseitekre, és örömmel olvasnék a telefonos interjúkról szóló tapasztalataitokról is.