Menekülj előre!

Mottó: „Én téged nézlek, de nem figyelsz, mert engem nézel és rám ügyelsz. Mi őket nézzük, de mit sem ér, hisz minket is néznek valamiért.” Geszti Péter - Nézelődünk

Mai blogbejegyzésemet a referenciának szentelem. Bár Magyarországon még nincs nagyon divatban, a munkáltatók részéről egyre trendibb a referencia iránti igény. Mi, HR-esek is kezdünk rákapni az ízére, de őszintén szólva a referencia-adás és kérés kultúrája még igencsak alakulóban van. Saját szubjektív megítélésem szerint meglehetősen nehézkes a dolog, a munkáltatók, vezetők még nem elég jók ebben. De hát el kell kezdeni valahol, miért ne lehetnénk ebben is profik? :-) De lássuk, miről is van szó pontosan.

Levél rólad

Az új munkáltatók java része írásos referenciát kér a leendő munkavállalóról, kíváncsiságból. Tudni szeretné, hogy a választott mennyire volt jó az előző munkakörében, miféle beszámolóval tudnak szolgálni róla korábbi vezetői. Friss diplomásként, pályakezdőként elsőre furcsán hangozhat, hogy ilyen jellegű beszámolót kérjenek rólad, de hidd el, egy hosszabb gyakorlati hely vezetője is tud rólad beszámolót készíteni, még ha rövid ideje is volt arra, hogy megismerjen. Arról nem írok most hosszan, hogy milyen egy jó referencia levél, hiszen azt a készítőjének kell tudnia, a kedves érdeklődő vezetők pedig szíveskedjenek a HR szakértőikkel konzultálni. :-)

Amit viszont tudnod kell:

• Amennyiben az új, leendő munkahelyeden kérnek referenciát, úgy neked kell gondoskodnod arról, hogy az meg is legyen. Az egyeztetés soha nem maradhat el a volt vezetővel, a legjobb, ha a gyakorlati időszakod lejártakor, a kilépéseddel egy időben jelzed, hogy a későbbiekben szükséged lesz rá. Ha már tudod, hogy milyen munkakörökre fogsz pályázni, úgy már a kilépő papírok mellé is kérheted a referencia-levelet. Én azt tartom profibbnak, ha az önéletrajz és a motivációs levél dátumával megegyező a referencia-levél dátuma is.
• Ha a leendő munkahelyeden kérnek referencia levelet és azt te nem mellékeled, az önmagában is referencia rólad. (Ugye nem kell részleteznem, hogy milyen.)
• A legfontosabb, és amit mindig tarts szem előtt: a referencia-levélhez a muníciót Te adod: minden egyes nappal a munkahelyen, minden egyes megnyilvánulásoddal, feladatmegoldásoddal, hozzáállásoddal. Te vagy az, aki tudatosan tudsz hatni arra, hogy a referencia-leveled pozitív állításokkal teli levél legyen, egy olyan „reklámanyag”, ami könnyebbé teszi a helyzetedet az álláskeresésben. A tudatosságodat tehát a gyakorlati helyeken sem hagyhatod csökkenni, tudnod kell, hogy az elvégzett feladat, az ott elért siker és eredmény a te hosszú távú befektetésed, amely a későbbiek során nagyon jól fog jönni neked. Az általad most olvasott blogom szellemisége - az előremenekülés -, tehát itt is fontos: alapozd meg a jövődet azzal, hogy minden pillanatban tudod: a jelened hatással van a jövődre.

A referencia-levél alapvetően akkor hiteles, ha nem elfogultságból vagy netán „felebaráti szeretetből” íródik. Ez a rész főként a referencia-író vezetőknek szól. De jó, ha tudod, hogy hosszútávon neked is jobb, ha hiteles referenciák születnek rólad. Az ugyanis csak csalódással jár, ha hamis kép alakul ki rólad. Ugyanarról a hitelességről van szó, amelyet az önéletrajzzal és motivációs levéllel kapcsolatban is hangsúlyoztam előző blog-bejegyzéseimben.

Számomra a referencia-kérés telefonos változata tartalmasabb, hitelesebb és megbízhatóbb. Lássuk, mi fán terem a telefonos referencia-kérés.

Telefon beszélgetés rólad

A telefonon történő referencia-kéréshez te szolgáltatod a referenciát adó nevét, beosztását és telefonszámát a referenciát kérő számára. Ezt csak abban az esetben adhatod át hivatalos információként leendő munkáltatódnak, ha személyesen egyeztettél a referenciát adó személlyel. SOHA, semmilyen körülmények között nem hozhatsz kellemetlen helyzetbe egyetlen volt vezetődet sem azzal, hogy nem tud arról, hogy fel fogják hívni veled kapcsolatban. Gondolom, nem kell részleteznem, hogy ennek milyen következményei lehetnek.

A telefonos referencia-kérésnek számos előnye van. Míg az írott forma talán elviseli a kisebb szépítéseket, az előnyök és erősségek hangsúlyozását, a telefonos beszélgetés kevésbé. Az írott szöveg ad egyfajta személytelenséget, és bár valamire való vezető a kézjegyével csak olyan levelet lát el, amivel egyet is ért, bizony mégiscsak ez a könnyebb forma a „kegyes hazugságokra”. Telefonban, egyenes és jól megfogalmazott kérdésekre nehezebb kikerülő vagy túlzó válaszokat adni. Persze ez sem lehetetlen, de a gyakorlat azt mutatja, hogy egy interaktív kommunikációt minden vezető őszintébben old meg, mint egy személytelent.

A telefonos referencia-kérésnek megvannak az írott és íratlan szabályai, itt most a te teendőid, hasznos tudnivalóid következnek:

• Ahogy fent is említettem, a terepet neked kell előkészítened. Pontosan tájékoztatnod kell a volt vezetőt arról, hogy ki, nagyjából mikor és melyik cégtől fog telefonálni. Akkor vagy igazán profi, ha a referenciát kérő szakember nevét és telefonszámát is meg tudod adni. (Gondold bele magad az ex-vezetőd helyébe: ez általában még neki is új, szokatlan szituáció, kényelmesebben érzi magát a helyzetben, ha fel tud rá készülni minden szempontból. Pozitív körítéssel a referencia-adás is pozitív élmény lesz.)
• A volt vezetővel érdemes egyeztetni, hogy a leendő munkakörben milyen feladatokkal bíznának meg, milyen kompetenciákról és képességekről érdemes beszélnie, hogy az valóban releváns vélemény-nyilvánítás legyen.
• Amennyiben több szakmai gyakorlati helyed, netán munkahelyed volt már, figyelj arra, hogy csak olyan vezető elérhetőségét add meg, akinél releváns munkakörben dolgoztál. Nem valószínű, hogy ahol raktári kisegítő voltál, ott használható referenciát tudjanak rólad adni egy call-centeres munkakörhöz.
• Referáló személyként csak olyan főnököt adj meg, akivel volt közvetlen munkakapcsolatod, és aki biztonsággal emlékszik is rád. Egy-két évnél régebbi tapasztalattal kapcsolatban nem érdemes pusztán emlékekre támaszkodni. Mégis csak a jövődről van szó.
• SOHA, semmilyen körülmények között nem kérheted meg a volt vezetődet arra, hogy a „kedvedért” jó referenciát adjon. Még csak nem is utalhatsz rá, semmilyen formában. A vezetők a legritkább esetben kedvelik a befolyásolást. Amit te tenni tudtál az ügy érdekében, az a szakmai gyakorlatod ideje alatt nyújtott maximális odaadásod, nyitottságod és a teljesítmény, amit nyújtottál. Amit le kellett és le tudtál tenni az asztalra, azt már letetted. Ha netán félnivalód van, azt soha ne próbáld utólag „szépítgetni” azzal, hogy „kuncsorogsz” a jó referenciáért. Nem győzöm hangsúlyozni, gondolkodj előre, légy tudatos és minden egyes pillanatban alapozd a jövődet.

Előfordulhat az a helyzet, hogy még nem tudsz referenciával szolgálni. Sem írásos, sem telefonos formában. Én jó megoldásnak látom erre – bár ez kevésbé elterjedt módszer, nevezheted kreatívnak is :-) -, hogy egy korábbi, releváns szaktantárgyat oktató tanár ad rólad jellemzést (a szakma iránti elkötelezettségedről, illetve a csapatmunkádról például). Ezt azonban – hiszen nem klasszikus értelemben vett munkatapasztalatról fog jellemzést adni -, minden esetben egyeztetni kell a leendő munkáltatóval. Ha ez számára nem elfogadható, akkor azt viszont el kell fogadnia, hogy nem tudsz referenciával szolgálni. Ez – amennyiben a hirdetésben vagy a kiválasztás során külön nem volt kitétel -, nem kiválasztási kompetencia, ami azt jelenti, hogy referencia hiányára hivatkozva nem utasíthatnak el.

Ha elmarad a tapsvihar

Bár én könnyelműségnek tartom és meggondolatlanságnak, de az egyetemi, főiskolai évek alatt (kizárólag akkor, amikor még nem olvastad ezt a blogot :-)), előfordulhat a meggondolatlanságból elkövetett, elbaltázott szakmai gyakorlati szereplés. Amikor még az ember nincs tisztában azzal, hogy egyszer igenis mindent eldönthet egy három hónapos szakmai gyakorlat alatt „bezsebelt” jó kis referencia-levél is. Ahol nem úgy emlékeznek vissza rád, hogy „igen, az a tehetséges fiatal, aki nálunk állította fel a passziánsz-rekordot”, és amikor igenis kincset érő elismerő szavakat fogalmaznak meg rólad és a teljesítményedről. (Arról már nem is beszélve, hogy egy igazán jó „előremenekülő” pontosan tudja, hogy ha elég tudatosan csinálja, a szakmai gyakorlati helye a legkönnyebben megszerezhető munkahely is egyben. - Írjak én erről külön blogbejegyzést? Szóljatok, ha igen!)

No szóval, ha az a szituáció áll elő, hogy bár van némi tapasztalatod, de valamilyen oknál fogva a referencia-leveled inkább sötét képet fest rólad, mint szépet, a következőket tanácsolom:

• Ha várhatóan rossz referencia-levél születne rólad, de kérik a pályázati anyagodhoz, nos ebben az esetben sem tanácsos elhallgatni, hogy lenne honnan referenciát kapni. Ha letagadod, és később kiderül, nagyon kellemetlen helyzetbe kerülhetsz.
• Én személyesen még sosem láttam kifejezetten rossz referencia-levelet, de kellően/feltűnően semlegeset igen. Valószínűbbnek tartom, hogy ez a gyakoribb, az ex-ekben az idő megszépíti a dolgokat, elszáll a mérgük és legritkább esetben akarják „elvágni” a meggondolatlan fiatal karrierjét. De hamisat (ebben az esetben hamisan jót) sem fog állítani egyetlen vezető sem, így a semlegesség mellett döntenek leggyakrabban. A semleges referencia-levéllel egy teendő van, a hasznodra kell fordítani. Nem mentegetőzéssel, nem hazugsággal (vagy ne adj isten hazugság vádjával a volt vezetővel kapcsolatban). Szóban, az interjún. (Ha odáig sem jutsz el, akkor az vagy nem a referencia-levél miatt van, vagy nem volt semleges.) Nincs más feladatod, minthogy az interjún, a korábbi szakmai tapasztalatokról szóló résznél megvilágítod: mit tanultál a helyzetből, mik a tanulságok számodra, és hogy ma már mit csinálnál másképp. Így elveszed az élét a dolgoknak, és pozitívba fordítod azt, ami elsőre nem biztos, hogy annak tűnt. A belátás, a hibák elismerése és azokból levont tanulságok, tanulások egy nyitott, változni akaró és tudó ember képzetét keltik. De vigyázz: ha nem tanultál a hibáidból és elköveted azokat újra, ne számíts jobb referencia-levélre később sem. És egy becsapott vezető már kisebb eséllyel ír semleges referenciát a következő munkahelyednek.

360 fok

Nagyon ritkán, és különleges pozíciók esetében előfordulhat, hogy a referenciát több volt vezetőtől kérik, illetve nem csak vezetőktől, hanem kollégáktól, esetleg akár szomszédoktól, közeli ismerőseidtől is gyűjtenek rólad referenciát. Ilyenkor leginkább a személyes kompetenciákra, tulajdonságokra kérdeznek rá és főként a megbízhatóság, leinformálhatóság a lényeg. Ezek többségében olyan munkakörök, ahol nemzetbiztonsági, politikai vagy egyéb adatvédelmi, vagyonvédelmi okokból különösen nagy elővigyázatosság szükséges a cég részéről, hogy valóban olyan kollégát válasszanak ki, aki a fent említett feltételeknek is megfelelnek. A 360 fok teljessége arra utal, hogy nem elsősorban felülről jövő véleményre kíváncsiak, hanem teljes körű, a szervezetben vagy környezetben oldalági, esetleg alárendeltségi viszonyban lévő személytől származó vélemény is fontos lehet. Az üzleti szférában általában nagyon magas beosztású vezetők asszisztenseit és titkárait, valamint bennfentes információval dolgozó kollégákat ellenőriznek így. Ez igen ritka, de a teljesség kedvéért megemlítettem. Tudnod kell: minden esetben kötelesek tájékoztatni arról, hogy milyen formában, milyen eszközökkel történik a referencia-gyűjtés rólad.

Elérkeztünk hát arra a pontra, amikor a pályázati anyagod (elegánsan visszafogott mappában) tartalmaz egy frappáns önéletrajzot (profi fotóval), egy rövid, de velős motivációs levelet, és mostmár egy remekbe szabott referencia-levelet is. A tökéletességhez – legalábbis adminisztrációs szinten -, már csak az kell, hogy készíts jó minőségű fénymásolatot a személyes dokumentumaidról, az iskolai bizonyítványaidról, okleveleidről (itt is csak a relevánsokra van szükség, tehát a patchwork-tanfolyamod oklevele nem szükséges egy kertépítő mérnöki pozícióhoz). Ha pedig még az esetleges volt munkahelyed kilépő dokumentumait is belefűzöd a mappádba, abban biztos lehetsz, hogy a HR-est kivételes örömhöz juttatod! :-) Egy 30 napnál nem régebbi erkölcsi bizonyítvánnyal pedig valami egészen különleges módon írod be magad a cég legendáriumába. :-)

Mindenkinek megvan a profi pályázati anyaga? Ha nincs, hol akadtatok el? Várom a kérdéseiteket, hozzászólásaitokat! Sikersztorikat, álláskeresési élményeket is szívesen vennék.

És most már tényleg következik az én-márkáról szóló bejegyzés, kis meglepetéssel. :-)